Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu ve kapsam

QRegu markası altında faaliyet gösteren QberX Teknoloji A.Ş. (“Şirket”), veri sorumlusu sıfatıyla, qregu.com web sitesi ve QRegu platformu (web ve mobil uygulama) üzerinden işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında bilgilendirmektedir.

Adres: Dijitalpark Teknokent Ataşehir Yerleşkesi, Barbaros Mah. Şebboy Sk. No: 4/1 İç Kapı No: 2, 34758 Ataşehir / İstanbul
E-posta: info@qberx.com

Bu aydınlatma metni, web sitesinin ziyaret edilmesi, site üzerinden iletişim kurulması ve QRegu platformunun kullanılması sırasında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerini kapsar.

2. İşlenen kişisel veriler, işleme amaçları ve hukuki sebepler

Web sitesi ve platform ziyaretleri, teknik kayıtlar

Siteye ve platforma erişim sırasında oluşan kişisel verileriniz İşlem Güvenliği (IP adresi, erişim tarihi ve saati, ziyaret edilen sayfalar ve yapılan işlemler, tarayıcı ve cihaz bilgileri ile teknik hata ve güvenlik kayıtları); web sitesinin ve platformun çalışmasını sağlamak, teknik sorunları gidermek, yetkisiz erişimleri önlemek ve bilgi güvenliğini korumak amacıyla işlenir.

Bu işlemler, KVKK’nın 5/2-f maddesinde düzenlenen, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması şartına dayanır.

İletişim ve demo talepleri

İletişim formu, demo talebi veya e-posta yoluyla paylaştığınız kişisel verileriniz (Kimlik: ad-soyad, kurum adı, unvan; İletişim: e-posta adresi, telefon numarası; Müşteri İşlem: mesaj içeriği); talep ve sorularınızı değerlendirmek, size yanıt vermek ve talep ettiğiniz bilgileri sunmak amacıyla işlenir.

Bu işlemler, KVKK’nın 5/2-f maddesindeki meşru menfaat şartına dayanır. İletişimin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması ve sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hâlinde, KVKK’nın 5/2-c maddesi uygulanır.

Hesap ve kurum üyeliği

Platformda hesap açılması ve kullanılması sırasında işlenen kişisel verileriniz (Kimlik: ad-soyad, unvan, varsa profil fotoğrafı; İletişim: e-posta adresi, varsa telefon numarası; Müşteri İşlem: üyesi olduğunuz kurum, birim ve rolünüz, davetler, takip tercihleriniz); hesabınızın açılması ve kimliğinizin doğrulanması, kurum üyeliğinizin ve yetkilerinizin yönetilmesi ve platform hizmetinin size sunulması amacıyla işlenir. Kurum hesabının yöneticileri, kurumdaki üyeleri ve platformda yapılan işlemlerin kayıtlarını görebilir.

Bu işlemler, KVKK’nın 5/2-c maddesinde düzenlenen, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması şartına dayanır.

Yüklenen belgeler ve değerlendirmeler

Platforma yüklediğiniz belgeler ve bunlara ilişkin değerlendirme sonuçları (Müşteri İşlem); belgelerin mevzuata uyum bakımından değerlendirilmesi, kurumunuzun mevzuat envanterinde tutulması ve size sonuçların sunulması amacıyla işlenir. Bu işlemler, KVKK’nın 5/2-c maddesine dayanır.

Yüklediğiniz belgelerde değerlendirme için gerekli olmayan kişisel verilere veya sağlık bilgileri gibi özel nitelikli kişisel verilere yer vermemenizi rica ederiz.

Asistan (Regu) ve konuşma geçmişi

Asistana yazdığınız sorular, konuşmaya eklediğiniz PDF ve Word belgelerinin metni, verilen cevaplar, cevapta gösterilen kaynaklar ve konuşmanın tarih bilgileri (Müşteri İşlem); sorularınızın yanıtlanması, konuşmalarınızın saklanarak daha sonra açılabilmesi, kaldığınız yerden devam edebilmeniz, geçmiş konuşmalarınızda arama yapabilmeniz ve bir konuşmayı PDF olarak indirebilmeniz amacıyla işlenir. Sorularınızdaki T.C. kimlik numarası, vergi kimlik numarası, IBAN, kart numarası, telefon numarası ve e-posta adresi gibi bilgiler, yapay zekâ hizmet sağlayıcısına gönderilmeden ve saklanmadan önce maskelenir. Konuşmaya eklediğiniz belge, sorularınızın bu belgeye göre yanıtlanması için okunur ve metni yapay zekâ hizmet sağlayıcısına gönderilir; belgenin metni maskelenmez. Belgenin dosyası okunduktan sonra silinir, okunan metni konuşmayla birlikte saklanır. Konuşmalarınız platformda yalnız size gösterilir; kurumunuzdaki diğer kullanıcılar ve kurum yöneticileri göremez. Bir konuşmayı dilediğiniz zaman silebilirsiniz.

Bu işlemler, KVKK’nın 5/2-c maddesine dayanır.

Asistana sorunuz için gerekli olmayan kişisel verileri veya sağlık bilgileri gibi özel nitelikli kişisel verileri yazmamanızı ve bu tür veriler içeren belgeleri eklememenizi rica ederiz.

Destek talepleri

Destek merkezi üzerinden ilettiğiniz talepler (Kimlik: ad-soyad; İletişim: e-posta adresi; Müşteri İşlem: talebin konusu, açıklaması, eklediğiniz dosyalar ve talebi asistan üzerinden açtıysanız ilgili konuşmanın dökümü); talebinizin değerlendirilmesi, size yanıt verilmesi ve talebin sonuçlandırılması amacıyla işlenir. Bu işlemler, KVKK’nın 5/2-c maddesine dayanır.

Bildirimler

Platformdaki gelişmelere ilişkin bildirimler (İletişim: e-posta adresi, varsa telefon numarası; mobil uygulamada cihazınıza bildirim gönderilmesi için gereken cihaz bilgisi); mevzuat değişiklikleri, görevler ve onaylar gibi hizmetle ilgili konularda size e-posta, SMS, uygulama içi ve mobil bildirim gönderilmesi amacıyla işlenir. Bu işlemler, KVKK’nın 5/2-c maddesine dayanır.

Tanıtım amaçlı ticari elektronik iletiler, yalnızca açık rızanız ve iletiye ilişkin onayınız bulunması hâlinde gönderilir (KVKK m.5/1).

Hukuki yükümlülükler ve hakların korunması

Yukarıdaki veri ve kayıtlar, gerektiğinde Şirketin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla, KVKK’nın 5/2-ç ve 5/2-e maddelerine dayanılarak işlenir.

3. Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Kişisel verileriniz, web sitesinin ve platformun teknik altyapısı ve sunucu kayıtları aracılığıyla otomatik yollarla; iletişim formu, demo talebi, platformdaki formlar, asistan, destek merkezi ve e-posta üzerinden ise otomatik veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanır. Kurum hesabınıza davet edilmeniz hâlinde, ad ve e-posta adresiniz kurumunuzun yöneticisi tarafından girilebilir.

4. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz, bu metinde açıklanan amaçlarla sınırlı olarak ve gerekli güvenlik tedbirleri alınarak:

• Platformun ve web sitesinin barındırılması, veri tabanı, kimlik doğrulama, dosya saklama, bakım ve güvenlik hizmetleri bakımından, hizmet alınan bilişim hizmet sağlayıcılarına;
• Bildirimler, iletişim bilgileri ve mesaj içerikleri bakımından, e-posta, SMS ve bildirim altyapısı sağlayıcılarına;
• Asistan sorularının yanıtlanması ile mevzuat ve belge değerlendirmesi bakımından, yapay zekâ hizmet sağlayıcılarına;
• Kurum üyeliği ve platformdaki işlem kayıtları bakımından, üyesi olduğunuz kurum hesabının yöneticilerine;
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya hakların korunması için gerekli olması hâlinde, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve hukuki danışmanlara

KVKK’nın 8’inci maddesinde belirtilen şartlar çerçevesinde aktarılır.

Bilişim, bildirim ve yapay zekâ hizmet sağlayıcılarının bir kısmının sunucuları yurt dışındadır. Bu sağlayıcılara yapılan aktarım, KVKK’nın 9’uncu maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen yeterlilik kararlarına veya ilgili hizmet sağlayıcılarla akdedilen standart sözleşmelere dayanılarak yapılır.

5. Çerezler ve benzer teknolojiler

Web sitemizde zorunlu çerezlerin yanında analitik çerezler kullanılır; reklam çerezi kullanılmaz.

Zorunlu teknolojiler: Çerez tercihinizin ve dil seçiminizin kaydedilmesi ve sonraki ziyaretlerinizde hatırlanması amacıyla tarayıcınızın yerel depolama alanı kullanılır; bu kayıtlar, siz tarayıcınızdan silene kadar tutulur. Platformda oturumunuzun sürdürülmesi için de zorunlu teknolojiler kullanılır. Zorunlu teknolojiler aracılığıyla yapılan işleme, KVKK’nın 5/2-f maddesine dayanır ve açık rızaya tabi değildir.

Analitik çerezler: Sitenin kaç kişi tarafından ziyaret edildiğini ve hangi sayfaların ne sıklıkla görüntülendiğini ölçmek ve siteyi geliştirmek amacıyla, Google Analytics hizmeti (sağlayıcı: Google) aracılığıyla kullanılır. Analitik çerezler yalnızca açık rızanızla (KVKK m.5/1) kullanılır ve en fazla 24 ay saklanır. Bu çerezlerle elde edilen veriler, hizmet sağlayıcının yurt dışındaki sunucularına aktarılabilir; aktarım, KVKK’nın 9’uncu maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen yeterlilik kararlarına veya hizmet sağlayıcıyla akdedilen standart sözleşmelere dayanılarak yapılır.

Açık rıza gerektiren çerezler, onayınız alınmadan etkinleştirilmez. Tercihinizi sitedeki çerez bildiriminden belirleyebilir, reddedebilir veya daha sonra değiştirebilirsiniz.

6. Kişisel verilerin saklanma süresi

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve varsa ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleriyle sınırlı olarak muhafaza edilir.

• İletişim ve demo talepleri ile yazışmalar: Talebin sonuçlandırılmasından itibaren 2 yıl. Yazışmanın bir sözleşme veya ticari ilişkiye dönüşmesi hâlinde ilgili kayıtlar, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 82’nci maddesi uyarınca 10 yıl saklanır.
• Hesap ve kurum üyeliği bilgileri: Üyeliğiniz sürdüğü müddetçe; hesabınızın kapatılmasından sonra mevzuattaki saklama süreleri boyunca.
• Asistan konuşmaları (eklediğiniz belgelerin metni dahil): Siz silene kadar; kurumdan ayrılmanız veya çıkarılmanız, hesabınızın ya da kurum hesabının silinmesi hâlinde silinir.
• Yüklenen belgeler ve değerlendirmeler: Kurum hesabı sürdüğü müddetçe veya kurumunuz tarafından silinene kadar.
• Destek talepleri: Talebin sonuçlandırılmasından itibaren 2 yıl.
• Teknik erişim, hata ve güvenlik kayıtları: En fazla 2 yıl.
• Çerez ve tercih verileri: Çerez ve dil tercihiniz siz silene kadar; analitik çerezler en fazla 24 ay (bkz. 5. madde).

Bir uyuşmazlık veya yasal saklama yükümlülüğü bulunması hâlinde, ilgili kayıtlar gerekli süre boyunca saklanabilir. Saklamayı gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileriniz mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

7. Kişisel verilerin güvenliği

Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, ayrıca kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri alır.

Kişisel verilere erişim, görev ve yetkileri gereği erişmesi gereken kişilerle sınırlandırılır. Kişisel verilere erişen kişilerin ve Şirket adına veri işleyen hizmet sağlayıcıların gizlilik ve veri güvenliği yükümlülüklerine uyması sağlanır.

8. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK’nın 11’inci maddesi uyarınca:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme;
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme;
• KVKK’nın 7’nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme;
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme;
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Açık rızanıza dayalı bir veri işleme faaliyeti bulunması hâlinde, verdiğiniz açık rızayı geri alabilirsiniz. Rızanın geri alınması, geri alma tarihinden önce gerçekleştirilen işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez.

9. Başvuru yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak:

• Yukarıda belirtilen Şirket adresine yazılı başvuruyla;
• Noter vasıtasıyla tebligat göndererek;
• Varsa Şirketin KEP adresine göndererek;
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak;
• Şirketimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden info@qberx.com adresine göndererek

iletebilirsiniz.

Başvurunuzda kimliğinizi ve talebinizi belirlemeye imkân veren, mevzuatta öngörülen bilgilerin bulunması gerekir. Başvurunun güvenli biçimde sonuçlandırılması için gerektiğinde kimliğinizi doğrulamaya yönelik ek bilgi talep edilebilir.

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır; cevap yazılı veya elektronik ortamda iletilir. Başvurular kural olarak ücretsizdir. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

10. Metnin güncellenmesi

Bu aydınlatma metni, web sitesinin ve platformun işlevlerinde veya kişisel veri işleme faaliyetlerinde meydana gelen değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metin, son güncelleme tarihiyle birlikte bu sayfada yayımlanır. Mevzuat gereği ayrıca bilgilendirme yapılması gereken durumlarda ilgili kişilere gerekli bilgilendirme sağlanır.